私はToodledoのColumnをいかに使い分けているのか~その4~

 

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私の愛しいアップルパイへ

 

ToodledoのColumnの使い分けを紹介するこの連載も早いもので第4弾を迎えました。そして完結編です。

 

あなたの要望は分かっています。前3回分の連載を読み直したいからリンクを貼れと言うのでしょう。

 

私は紳士ですから言われる前に貼っておきます。

 

私はToodledoのColumnをいかに使い分けているのか~その1~

私はToodledoのColumnをいかに使い分けているのか~その2~

私はToodledoのColumnをいかに使い分けているのか~その3~

 

前回の記事ではタスク情報の整理を目的としたColumnを紹介しました。今回は実行制御系のColumnを紹介していきます。

 

 

≪実行制御系のColumn≫

 

私が使っているColumnには大きく分けて情報整理系のColumnと実行制御系のColumnの2つが存在します。

 

情報整理系のColumnは前回の記事で紹介したもので、”このタスクは何か?”を示し、検索の利便性を上げるものです。

 

今回紹介する実行制御系のColumnは、”どのように実行するか?”を判断する材料となるものです。

 

例えば、今タスクがどんな状態にあるか、どの位の頻度で行うか、どの様な順序で進めるかといった風にです。

 

 

≪Columnを使い分ける≫

 

それでは以下5つのColumnについて使い方を紹介していきます。

 

Repeat

Length

Priority

Due Date

Status

 

toodledo

 

Repeat

 

Repeat

Repeat

 

Repeatについては多くを語る必要は無いでしょう。そのタスクをどの位の頻度で実行するかを指定するものです。

 

ただし、私はこの機能をほとんど使っていません。なぜならRepeatタスクはほとんど全てTaskChuteで管理されているからです。

 

もう手放せない!最高峰のタスク管理ツール「TaskChute」の使用感 | jMatsuzaki

 

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ToodledoでRepeatを使うときは、手順がまだ固まってなくRepeat頻度の調整が必要なものにしか使いません。

 

何度かやるうちに手順が固まり、Repeatのベストタイミングが決まった時点でTaskChuteに管理を移してしまいます。

 

そのため、通常ToodledoにはほとんどRepeatタスクが存在しません。

 

Length

 

Length

Length

 

Lengthはそのタスクが完了までにあとどの位の時間を必要としているかを示します。そして、ここで指定した値を基準に、TaskChuteの空いている時間に割り当てていきます。

 

一度にLength全ての時間が取れない時は、少しずつ切り崩していきます。

 

Priority

 

Priority

Priority

 

Priorityは重要です。実に重要です。私のタスク実行順序はこのPriorityで制御されています。

 

前回の記事でも説明しましたが、私は毎週土曜日にタスクの見直しを行い、今週着手するタスクにだけStarをつけています。

 

その後、Starをつけたタスクの1つ1つに5段階でPriorityを設定していきます。ここでPriorityが示すのは”実行順序”です。Priorityが高いものから順に今週取り組んで行く訳です。

 

Priorityの値は都度見直します。

 

Due Date

 

DueDate

DueDate

 

DueDateはタスクの完了期限です。これはStarのついたタスク全てに漏れなく設定します。

 

原則は”Priorityが高いものから順に早い期限を設定していく”ことです。これも毎週土曜日に行います。

 

Due Dateの設定

Due Dateの設定

 

Status

 

Status

Status

 

最後はStatusです。Statusにはいくつか選択肢がありますが、私が使っているのは”Active”と”NextAction”と”None”の3つです。

 

私にとってStatusというのはTaskChuteに転記されているかどうかのStatusを表しています。

 

TaskChuteに転記されているということは、タスクが確実に実行される状態に入ったということを示します。逆に、TaskChuteに転記されてないということは、まだいつ実行されるか未定ということを示します。

 

TaskChuteに転記されているかどうかは、タスク管理において特に重要な意味を持っているのです。

 

 

Statusが“Active”なものはTaskChuteに転記されたもの、“None”なら転記されていないものです。“NextAction”は他の”Active”なタスクが完了しないと実行に移せない、依存関係があるものです。

 

例えば、”会議資料を作成する”というタスクと”会議資料を印刷する”という二つのタスクがあった場合、”会議資料を作成する”タスクが”Active”なら”会議資料を印刷する”タスクは”Next Action”になります。

 

ActiveとNextAction

ActiveとNextAction

 

ここまでの一連の流れをフロー化してみましょう。

 

タスク実行制御フロー

タスク実行制御フロー

 

 

≪Columnをどの様なシーンで使うか?≫

 

これで私がToodledoのColumnをいかに使い分けているかを一通り紹介しました。

 

かなり偏った使い方をしている部分もありますが、何かしら参考になるところがあったなら幸甚です。

 

 

連載の最初にも述べたとおり、ToodledoのColumというのは単なる”入れ物”でしかありません。

 

何よりも重要なのは、そのColumnはどの様なシーンで使われることを想定しているかということです。

 

“空き時間が急にできた時に検索する為”だとか、”週次レビューで来週の実行計画をたてる為”、”日次レビューで明日やるべきタスクの順番を決める為”だとかです。

 

目的も無く「Columnがあるから情報を入れておこう」てな具合に使うのは、時間の無駄なのです。

 

Columnごとにそれぞれ使い方のフローを検討し、使う目的が無いのならば消してしまいましょう。

 

貴下の従順なる下僕 松崎より

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