タスク管理術!タスク情報は4つの階層で管理する!!~ツールの使い分け方~

 

管理

 

私の愛しいアップルパイへ

 

もはや我が人生の中核をなすシステムといっても過言ではないタスク管理システム。

 

前回の記事でツールを以下の通り4つの階層で使い分けるとしました。

 

 1.プログラム層

 2.プロジェクト層

 3.タスク層

 4.チェックリスト層

 

今回はそれぞれの層ごとに何のツールを使うのかご紹介しましょう。

 

 

≪階層ごとにツールを選定する≫

 

階層ごとにツールを下図の様に使い分けます。

 

ツールの使い分け

ツールの使い分け

 

「1.プログラム層」は期限管理などは不要ですが、プログラムを様々な視点で分析し、戦略を立て、計画に落とし込んでいく必要があります。その為、一般的なTodo管理ツールよりは、もの書きができるツールが相応しいでしょう。という天の声が私にはハッキリと聞こえたのです。

 

よってこの階層はあの高名なEvernoteによって管理する事とします。

 

「2.プロジェクト層」はプログラム毎にタスクを階層構造で細分化していきます。ここでは期限管理と階層管理がそこそこできれば良いです。私は以前から使っているToodledoを採用します。

 

「3.タスク層」はプロジェクト層から落とし込んだタスク、及びルーチンワークをスケジューリングし、1日のスケジュールを分単位で管理します。これこそまさにTaskChuteが最も得意とするものです。

 

「4.チェックリスト層」は、定型化されたタスクの手順を示すものです。チェックボックスの機能を持ったツールであれば何でも良いのですが、検索やリンクが容易なEvernoteを採用します。

 

 

≪ツール間の連携を設計する≫

 

後は簡単に各ツール間の連携についても軽く触れておきましょう。

 

ツール間の連携

ツール間の連携

 

プログラムは一度項目が決まってしまえば大きな変動は滅多にかからないものなので、EvernoteからToodledoのFolderへのプログラム構成を手動で同期させます。

 

その後、Toodledoからその日に実行するタスクだけをTaskChuteへ移動させます。これはコピー&ペーストで実行します。

 

一見面倒くさい様に見えますが、一日のほとんどは事前にルーチンワークで埋め尽くされているので、実はさほどコピー&ペーストするタスクはありません。

 

チェックリスト層へは、TaskChuteからEvernoteへのハイパーリンクで実現します。

 

このハイパーリンク活用方法は、TaskChute公認エバンジェリストであるはまさんの記事が参考になるでしょう。

 

【参考記事】:[TaskChute]ハイパーリンクを使い倒せ!5つの活用例も紹介します!

 

 

≪新しい布陣で臨む≫

 

このような形で我がタスク管理システムの更改はひとまず落ち着きました。これからはこの新しい布陣で人生に臨む事にします。

 

おお、この信じられない程にみなぎる力を是非あなたにも体感して欲しいほどです。

 

貴下の従順なる下僕 松崎より

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