秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~6.処理してみよう!の巻~

 
Double trumpet
Double trumpet / Ed Yourdon
 
私の愛しいアップルパイへ
 
さあさあ、私の誇る”アナログGTDシステム”を紹介するこのコーナーもついに最終章となります。
 
おお、なんと嘆かわしい事でしょう。そんなに悲しい顔をしないで下さい。
 
 
私はまさに最後を飾るに相応しいコンテンツを用意しました。
 
それは、このシステムでGTDの各ステップをこなして行く様子を見ながら、システム全体をおさらいしようと言うのです。   名付けて「処理してみよう!」の巻です。
 
それでは雌牛が牛車をひくが如くSmooooooooth!!!!に本題に入りましょう。
 
 
おっと、その前に前回までのおさらいをしたいって?私は紳士ですから、そんなあなたの為に以下にリンクをご用意しました。どうぞご活用下さい。

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~1.ダブルGTDシステムとは?の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~2.環境を準備しよう!の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~3.システムの全貌!の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~4.使いこなそう!の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~5.使いこなそう!part2の巻~
 

 

≪GTD実践の5ステップ≫

 
さて、我が”アナログGTDシステム”の使い方を見ていく前に、GTD実践の5ステップを整理しておきましょう。
 

GTD実践の5ステップ

GTD実践の5ステップ

 
以下、これら各ステップをアナログGTDシステムで実行する方法についてまとめていきます。
 
 

≪各ステップの実行方法≫

 

◇1.収集
 
ここではポスト・イットを新規に一枚取り出し、行動の内容を記述し、インボックスへ入れます。
 
気になった事はとにかく全てポスト・イットに書く様にし、どんどんインボックスへ放り投げていきます。 同じ行動が重複しても一向に構いません。漏れるくらいなら重複してしまった方が良いです。
 
さて、今やあなたのすぐ傍にはこんなクリアファイルの束があるはずです。
 

完成形まとめ

完成形まとめ

 
このクリアファイルはA4のファイルボックスに入っており、これらは左からこの様に並んでいます。
 

クリアファイルの並び

クリアファイルの並び

 
この一番左のインボックスにポスト・イットを貼っていくだけです。
 
収集ステップで作るポスト・イットは以下の様に書きましょう。グレーの部分はまだ書く必要はありません。
 
またプロジェクト記号は必要に応じてで良いです。
 

収集時のポスト・イット

収集時のポスト・イット

 
 
◇2.処理・整理
 
このステップではインボックス内のポスト・イットの内容を整備し、適切なクリアファイルに割り振っていきます。
 
まず、ポスト・イットに書かれた行動の内容を見てみましょう。それが行動レベルまで落ちてないなら、プロジェクトのポスト・イットとして、プロジェクトリストのクリアファイルに振り分けましょう。必須ではありませんが、プロジェクトの略称を三文字程度で定義しておくと便利です。
 
また、プロジェクトだった場合には、そのプロジェクトの次の行動を示すポスト・イットを新たに作っておくと完璧です。
 

プロジェクト

プロジェクト

 

プロジェクトリスト

プロジェクトリスト

 
ポスト・イットの内容が真に行動を表していれば以下の様な情報を必要に応じて追記しましょう。
 

行動(完成形)

行動(完成形)

 
そして適切なクリアファイルに振り分けましょう。それは“コンテキスト”、”連絡待ち”、”いつかやる”のいずれかのクリアファイルです。
 

振り分けるクリアファイル

振り分けるクリアファイル

 
 
◇3.レビュー
 
このフェーズでは前回説明したアナログの強み”可読性”がついに牙を向きます。
 
クリアファイルをインボックスからプロジェクトリストまで読み直しましょう。まるで脳髄とクリアファイルが直接繋がっているかのように驚くべき早さで読めるはずです。
 

クリアファイルを全て読み返す

クリアファイルを全て読み返す

 
この時、必要に応じて情報を修正しましょう。期限が延期になったもの、所要時間がもっと必要なものなどをです。また、プロジェクトリストにある各プロジェクトについて、対応する次の行動がきちんと存在するかの確認も重要です。
 
アナログGTDシステムは行動をプロジェクトで階層化できない為、ここでプロジェクトの次の行動が明らかになっているかチェックするのです。
 
 
◇4.実行
 
ここまで来れば後は実行あるのみです。次に取り組む行動を選択し、集中すべき事だけに集中し、没頭すべき事だけに没頭する。そんな真にストレスフリーなシステムをあなたは手に入れたのですから。
 
気をつけるべき点を2つおさらいしておきましょう。それは、完了したポスト・イットは捨ててしまう事と、ポスト・イットを並べ替える必要など無いという2点です。
 
 

≪さあ、行動だ!行動が人間の価値を規定するのだ!!≫

 

おお、我が子よ、、
 
私が伝えるべき事はこれが全てです。あとはひたすらに実践あるのみです。人生をかなぐり捨てる覚悟で行動あるのみです。
 
ゆめゆめ忘れるる事なかれ。システムは常にチューニングを必要とします。業務が変わった時、データ量が変わった時、あらゆる場面でシステムをメンテナンスする必要があるでしょう。
 
あなたに最適なシステムを創り上げて下さい。そして是非私に教えて下さい。
 
幸運を
 
貴下の従順なる下僕 松崎より


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▼ご参考------------------------------------------

4576082116 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン 田口 元
二見書房 2008-12-24by G-Tools
 

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