秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~5.使いこなそう!part2の巻~

 

Double trumpet

Double trumpet / Ed Yourdon

 

私の愛しいアップルパイへ

 

私が丹精かけて創り上げた“アナログGTDシステム”を紹介するこのシリーズ。

 

ついに第五弾に突入です。今回はついにその中心部に切り込みます。

 

タイトルは凡庸にも「使いこなそう!part2」の巻です。

 

しかし今回こそ一番肝心な部分であると私はお天道様に胸を張って主張します。

 

ついに私はあなただけに最も貴重なノウハウを解禁するのです。

 

それでは始めましょう。

 

 

おっと、その前に前回までのおさらいをしたいって?私は紳士ですから、そんなあなたの為に以下にリンクをご用意しました。どうぞご活用下さい。

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~1.ダブルGTDシステムとは?の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~2.環境を準備しよう!の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~3.システムの全貌!の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~4.使いこなそう!の巻~

 

 

≪ポスト・イットの引力≫

 

ポスト・イット。このツールはシステム上で最も重要で本質的な意味を持ちます。

 

このポスト・イットに書かれた内容こそ、我が“次の行動”を示すものであり、GTDシステムの中核を担う情報なのです。

 

それらをより早く、より確実に、より柔軟に、追加・変更・削除するにはどうすれば良いのか。

 

その為にはいかなる媒体に書くべきなのか。この議論は随分と長い間結論が出ずにいました。

 

ノートに箇条書きすれば良い派。ルーズリーフの方が便利派。ポスト・イットが良い派。サイズはより小さい方が良い派。逆に大きい方が良い派。色は複数色そろえる派。単色で統一すべき派。

 

様々な派閥が入り乱れ、何度も議論し、闘争が繰り広げられ、そしてついにこのシステムに最適なツールを見出しました。

 

それが100枚1セットで、4色そろった75mm×25mmのポスト・イットです。

 

B0013N0EB8 住友スリーエム [ポスト・イット / Post it] 蛍光色 エコノパック(TM) ふせん 75mm×25mm 100枚×20個パック 4色セット 5001-NEN
住友スリーエムby G-Tools

私が実際に使っているものとは色が違いますが、このサイズのものです。私は「赤」「青」「緑」「黄」の4色を愛用しています。

 

 

≪ポスト・イット使いこなし術≫

 

◇ポスト・イットである理由

 

この理由は明快です。それは以下二つの必須要件によっています。

・一つの行動を独立して管理できる

・コンテキスト間を移動する為に使い回しできる

 

これらを実現するために、クリアファイルとポスト・イットの組み合わせが絶妙なのは自然の光によって明らかでしょう。

 

 

◇色分けのルール

 

私は4色のポスト・イットを使っています。何故でしょうか?

 

あなたはこう思うかも知れません。行動の重要度で分ける為だと。

 

否、否、三たび否!!

 

少なくともGTDにのっとっている限り、行動に重要度を設ける事はありません。それらは常に流動的で曖昧であり、管理負荷を考えると取り扱いが難しいからです。そして、ポスト・イットではあとから色を変える事は出来ない為、重要度を色で表現するには相応しくありません。

 

では、このシステムでポスト・イットの色は何を示すのでしょうか。

 

それは行動が追加された”時期”です。

 

このゲームのルールは簡単です。ポスト・イットは100枚の束になっています。これらは100枚使い終わるまで一つの同じ色の束を使い続けます。そしてこの100枚が使い終わったら必ず別の色の100枚を使い始めます。私はこれを4色でループしています。「赤」⇒「青」⇒「緑」⇒「黄」の様にです。

 

たったこれだけのルールに沿って運用していくだけで、その行動がどれだけホットなのか瞬時に理解できます。最近追加された行動なのか、前からずっと残っている行動なのかです。

 

これは厳密に何日前、何ヶ月前に追加された行動かを計ることはできませんが、その時期感が瞬間的にわかると、行動全体を見渡す時に重要な指標を与えてくれます。

 

 

◇プロジェクトに略称を付ける

 

私は前回の記事で、プロジェクトはリストにしておけば十分だと言いました。しかし、一部の行動は確かにプロジェクト名と紐付けることで格段に可読性が上がるものもあります。

 

その為、私はプロジェクトごとに固有の英数字を1~3文字割り当てています。多くの場合、プロジェクト名をローマ字にして、頭三文字を取り出します。

 

例えばプロジェクト名が「ホームページ作成」だったら「HOM」の様に付けます。

 

そして、行動をポスト・イットに書く際には、所属するプロジェクト名の三文字記号を一緒に書いておいてやるのです。具体的な書き方は次をご覧下さい。

 

 

◇ポスト・イットに記述する内容

 

ポスト・イットに何を書くべきかは特に重要です。これはシステムの利便性を左右すると言っても過言ではありません。

 

私が普段ポスト・イットに書いている内容はこの様になります。プロジェクト用と行動用で二種類あります。

 

プロジェクト用

プロジェクト用

 

行動用

行動用

 

私の経験上、これだけの情報を記述するのに最適なポスト・イットのサイズは75mm×25mmです。少々雑に書いても程よく収まります。

 

これらの内容は必ず全部書いている訳ではありません。所要時間や期限など、必要に応じて書くものも書かないものもあります。また、付与するタイミングの違いもあります。

 

上段の「日付」、「プロジェクト記号」、「行動の内容」は行動を新規追加してインボックスに入れるタイミングで書いておきます。

 

その後、行動を整理し、インボックスからコンテキストのクリアファイルに振り分ける段階で「所要時間」と「期限」及び「関係者」を追記します。このようにポスト・イットの記述を二段階に分けておけば、行動を思いついてクリアファイルに追加するまでのスピードを最小化できます。

 

尚、関係者の項目については、誰か宛てに行う行動には「to 誰々さん」。誰かと一緒に行う行動であれば「with 誰々さん」。誰かから受け取る行動であれば「from 誰々さん」と書くようにしています。

 

 

◇完了した行動の行方

 

あるポスト・イットに書かれた行動が完了した場合、そのポスト・イットはどうするのが良いでしょう。

 

試行錯誤した結果、最も望ましい行動はゴミ箱に捨ててしまう事でした。

 

以前、ゴミ箱用のクリアファイルを作って、タスク完了後一週間はポスト・イットをそのクリアファイルに残す運用にした事がありました。

 

しかしこれは悪影響を与えかねません。

 

GTDの真髄は必要なもの”だけ”を見える様にし、不要なものをいかに見えないようにするかです。

 

そして完了した行動にはほとんどもう利用価値はありません。実際、ゴミ箱用のクリアファイルを見直した事は一度もありませんでした。

 

完了したポスト・イットがファイル内に残っている事によって引き起こされるごく微量な頭の混乱を避ける為にも、これらは捨てるのが懸命です。

 

システムには無数の“割りきり”が必要です。”次の行動”を管理するシステム上で“行動の実績”など残そうと思わないことです。

 

 

◇ポスト・イットの並べ方

 

これも陥りやすい罠です。最初の内はファイル内のポスト・イットを色別や日付順、重要度順に並べ替えようとしたくなります。

 

しかしこれらは極力並べ替えないのが正解です。もし並べ替える必要があるとすれば、唯一そのクリアファイルが一杯になって、これ以上ポスト・イットが貼れなくなった時のみです。

 

なぜ並べ替えてはいけないか?

 

それは必ずしも管理負荷だけに注目したものではありません。ポスト・イットを並べ替える事はアナログの魅力を一つ損なう事に繋がります。

 

その理由は次の項目をご覧下さい。

 

 

≪アナログがデジタルに優るもう一つの利点≫

 

私は前回の記事でこう言いました。

 

デジタルが使えないから仕方なくアナログを使うという選択でしたが、今やこのシステムはデジタルを超える能力を形成したと自負しております。

何度も繰り返し言う様にそれは“迅速さ”という点においてです。この点においてはデジタルツールは足元にも及びません。

 

と。

 

実はアナログがデジタルを超える能力はもう一つあります。ここまでの手順をこなしていれば自然に形成されているものです。

 

それは“可読性”です

 

前回の記事で書いた利点は、ポスト・イットをファイルに追加する時、ファイルから取り出す時の“迅速さ”でした。

 

今回はクリアファイルに貼ってある全てのポスト・イットを読み上げ、認識する早さ。”可読性”です。

 

 

実際にこのアナログGTDシステムを構築し、ポスト・イットを何枚か貼ってみます。そして数日運用してみると気付くでしょう。

 

ポスト・イット一つ一つの個性についてです。ポスト・イットの色、貼り付けた角度、貼り付けた順番、字の大きさや太さ、それぞれのポスト・イットがそれぞれの個性を持って雄弁に語りかけます。「我ここに有り」と!

 

そして、ポスト・イットに書かれた内容を読まずとも、いかに行動の内容を瞬時に理解できる事か!

 

これはフォト・リーディングに近い感覚かもしれません。

 

 

さて、ここまでであなたは我が”アナログGTDシステム”にかなり詳しくなった事かと思います。次回はこのシステムでGTDのフローを一通り回しながら、システムのおさらいをしてみましょう。

 

貴下の従順なる下僕 松崎より

 
 
ネクストッ!:「秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~6.処理してみよう!の巻~」
 

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▼ご参考------------------------------------------

4576082116 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン 田口 元
二見書房 2008-12-24by G-Tools
 

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