秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~4.使いこなそう!の巻~

 

Double trumpet

Double trumpet / Ed Yourdon

 

私の愛しいアップルパイへ

 

私が誇るアナログGTDシステム

 

前回までで必要な道具、使い方の全体像を説明してきました。

 

今回から私がこのシステムをどう使っているのか具体的に説明し、システムのこだわりや工夫、使いこなし術について説明していきます。

 

シリーズ待望の第四弾、名付けて「使いこなそう!」の巻です。

 

このシステムを全て包み隠さず頭のてっぺんからつま先まで説明しようとするなら、あなたがウンザリするのに十分な量の記事を書かねばなりません。

 

ですので、今回はまずクリアファイルの取り扱いを中心に特に重要なポイントを説明しましょう。

 

おっと、その前に前回までのおさらいをしたいって?私は紳士ですから、そんなあなたの為に以下にリンクをご用意しました。どうぞご活用下さい。

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~1.ダブルGTDシステムとは?の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~2.環境を準備しよう!の巻~

秘伝!アナログにGTDを実践する方法教えます!! ~3.システムの全貌!の巻~

 

 

≪クリアファイルの引力≫

 

私がこのシステムのベースとなるものを生み出したのは、もう一年以上も前になります。それから私はいくつもの機能追加、バグフィックス、バージョンアップを繰り返し、今の形で定着しました。

 

特にタスクをまとめる”フォルダ”はこのシステムのルックスを左右する重要な存在となります。LifeHack界のファッションリーダーと呼ばれる私として、よりCooooool!!!なルックスを目指した事は1度や2度ではございません。

 

柄や色の付いたクリアファイル、A4サイズのノート、ルーズリーフ、リングで複数のクリアファイルをまとめたもの、クリアファイルがくっついてフォルダ状になったもの。

 

何度も逸脱を試みて、結局のところ最終的には無色透明のばらばらなクリアファイルに落ち着きました。まるで何かに引き寄せられるかの様に。

 

なぜか?

 

 

≪クリアファイル使いこなし術≫

 

◇無色透明なクリアファイルへのこだわり

このシステムに第一に求めるのはなんといっても取り回しの容易さです。迅速性です。

 

私はこのシステムをメンテナンスしていく中で”フォルダ”に求める要件が3つある事に気がつきました。

1.外からタスクの中身が見れる事

2.一つ一つのフォルダを別々に扱える事

3.中身を紛失しづらい事

 

これらは”フォルダ”を考える上でどれも外せない要素です。

 

この三つの要件を満たす完璧なパーツは無色透明のクリアファイルだったのです(しかも調達しやすく、安い!!)。

 

タスクの参照・更新の為に一々表紙を開かなくて良く、特定の作業を実行する時に全てのフォルダを持ち歩かなくて良い。そして、万が一ポスト・イットの粘着力が弱くなり、剥がれてしまった時にも救う事ができる。

 

その味気ないルックスを差し引いても、このシステムには最適なパーツと言えるでしょう。

 

 

◇クリアファイルの置き方

私のお気に入りは、A4サイズの書類を縦におけるファイルボックスにの中に立てて置いておく方法です。

B002DC3CV2 セキセイ ペーパーボックス A4 ネイビーブルー SBF-2810-15
セキセイby G-Tools

こんなやつですね。以下の様なタイプも試した事がありますが、オススメできません。

B0013N7ROU etrangerdicostarica SOLID A4ファイルボックスシルバー SLD2-51-91
etrangerdicostaricaby G-Tools

これではいちいちクリアファイルを取り出さなければ中身を見る事ができません。それに比べて一つ目のものであればサッと見たい、サッとポスト・イットを貼りたい時にわざわざクリアファイルを取り出さずに済みます。

 

三段トレーや引き出しタイプなどは愚の骨頂です。これでは必要なクリアファイルを片手でピンポイントに取り出す事が出来ないからです。

 

尚、クリアファイルだけだとボックス内のスペースが余るため、このボックスは会議などで受領した書類のインボックスも兼ねています。このボックスはすぐにファイルを取り出せる様に利き手側に置いておきましょう。書類は手前から入れていき、反対側にクリアファイルの束を置きます。

 

 

◇クリアファイルを作る単位

デジタルツールに慣れている方は、もしかしたらコンテキストの単位でタスクを階層化する事に違和感を感じるかも知れません。ほとんどのデジタルツールはプロジェクトでタスクを階層化できる様になっているからです。

 

しかしGTDにのっとっている限り、最優先で階層化すべきはコンテキスト単位です。プロジェクトは単独のクリアファイルにリスト化して置いておくだけで十分です。

 

通常ほとんどの場合、特にタスクを実行する段階では、そのタスクがどのプロジェクトに属しているかは意識しないでしょう。

 

プロジェクトのリストは週次レビューのタイミングで見直せれば大抵うまく回るはずです。

 

 

◇インデックスの貼り方・位置

前回少し触れましたが、インデックスは頻度で分けるのが良いです。私が試行錯誤した結果、三段階に貼る位置を分けるのが最適と判断しました。

 

一番上はインボックスです。インボックスは一番使用頻度の高いファイルですから、色も赤にして、一番上にインデックスを貼りましょう。二段目はコンテキスト群で、三段目は使用頻度の低い三つのリストになります。

 

完成形まとめ

完成形まとめ

 

さて、ポイントはコンテキスト群です。これらが今取り組むべき行動の全リストになりますので、インデックスは全て同じ位置に貼りましょう。

 

想像して見て下さい。あなたの利き手のすぐ奥にファイルボックスが置いてあり、A4サイズのクリアファイルが立てて並んでいます。今取り組むべき作業を決めるならどうしますか?まずはコンテキストの一覧をザッと見て、該当のクリアファイルだけを取り出したいはずです。

 

この時コンテキストのラベルが同じ位置に貼ってあれば、利き手の親指でコンテキストのインデックスを順番にペラペラとめくってやるだけで良いのです。そして該当のコンテキストを見つけたら、親指と人差し指でインデックスをつまんで、目的の行動だけが入ったクリアファイルを取り出せます。

 

この時には「ジャジャーン」と声に出して言いましょう。そうすればあなたの存在を効果的にアピールできます。

 

また、親指と人差し指でつまんで取り出すという動作を考えた時、私が最適だと判断したのが29mm×23mmのインデックスです。これが最も指に馴染みます。

 

 

◇クリアファイルを並べる順番

 

さて、クリアファイルを並べる順番ですが、通常状態ではインボックス、コンテキスト群、三つのリストの順に重ねます。これも使用頻度の順です。

 

ポイントはインボックスがファイルボックスに立てて並べた時に一番手前になる様に入れる事です。そうすれば、新たなタスクが発生した時にササッとポスト・イットをインボックスに入れられるからです。

 

また、インボックスに入っているポスト・イットは頻繁に見直して、なるべく早く適切なコンテキストのファイルに振り分ける必要があります。そういった意味でも、最も目立つ位置にインデックスを貼り、最も取り出しやすい位置に配置しておくのが望ましいでしょう。

 

また、コンテキスト群は標準的な順番を決めておきましょう。私は「場所」「道具」「人」「状態」を示すコンテキストの順に左から並べています。この順番を固定しておく事で、ある程度目的のクリアファイルの位置が頭に刷り込まれますから、ファイルを取り出すスピードを早める事ができます。

 

作業が立て込んできた時などは、作業状況に応じて適切にクリアファイルの位置を並べ替えてかまいません。自由に並べ替えられるのもクリアファイルのメリットです。しかし、落ち着いたら最後はいつも通りの順番に並べ直しておきましょう。

 

 

≪アナログGTDの強み≫

 

私のこの愛すべきアナログGTDシステム。

 

このようにクリアファイルを中心として様々な工夫が施されています。

 

デジタルが使えないから仕方なくアナログを使うという選択でしたが、今やこのシステムはデジタルを超える能力を形成したと自負しております。

 

何度も繰り返し言う様にそれは“迅速さ”という点においてです。この点においてはデジタルツールは足元にも及びません。

 

是非、機会があれば一度トライして頂きたい!

 

 

貴下の従順なる下僕 松崎より

 

 

 

おっと、まだ何かしっくり来ない顔をしていますね。まるで見ていた映画がイマイチ中途半端な所で暗転し、作品が終わったのかそうで無いのか分からないあの感覚。

 

次にスタッフロールが流れ出し、涙の出るような甘いメロディが流れ始めるのか、それとも何事も無かったかの様に画面が明るくなり、物語が続くのか。

 

喜ばしい事に今回は後者です。私はあなたの疑問を理解しております。つまり私はまだポスト・イットの具体的な使い方を一切示していない!

 

ふふ、ご安心下さい。その疑問はすぐに晴れる事でしょう。

 

 
 
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▼ご参考------------------------------------------

4576082116 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
デビッド・アレン 田口 元
二見書房 2008-12-24by G-Tools
 

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